O prontuário é documento de guarda obrigatória. A referência mais usada no Brasil é a Resolução CFM 1.821/2007, que estabelece prazo mínimo de 20 anos a contar do último registro, com guarda permanente possível no meio digital.
O que precisa estar preservado
- Identificação do paciente e do profissional responsável, com registro no conselho.
- Avaliação inicial, plano de tratamento e evolução de cada sessão.
- Documentos emitidos, laudos recebidos e termos assinados.
- Histórico de alterações: o que mudou, quando e por quem.
Digital vale?
Sim, desde que haja integridade, rastreabilidade e autoria identificável. Registro digitado em documento de texto solto, sem autoria e sem trilha de alteração, é o pior dos dois mundos.
Encerramento da clínica
Fechar a clínica não extingue a obrigação de guarda. Defina antes quem fica responsável pelo acervo e como o paciente poderá solicitar cópia depois.