Quando a clínica passa de dois profissionais, a agenda deixa de ser lista de horários e passa a ser alocação de três recursos ao mesmo tempo: profissional, sala e equipamento.
Defina a unidade de tempo antes de tudo
Escolha um passo único de agenda (30 ou 40 minutos) e encaixe todas as modalidades nele. Grade com passos diferentes por profissional é a principal fonte de buraco improdutivo e de dois pacientes marcados no mesmo horário.
Separe disponibilidade de exceção
- Disponibilidade: o horário padrão de cada profissional na semana.
- Bloqueio: férias, congresso, reunião, manutenção de sala.
- Encaixe: exceção consciente, sempre com registro de quem autorizou.
Regras que evitam conflito
Sobreposição precisa ser barrada pelo sistema, não pela atenção da recepção. E encaixe deve gerar alerta visível — um encaixe silencioso vira atraso de 40 minutos no fim do turno.
Quem enxerga qual agenda
Por padrão, o profissional abre a clínica já na própria agenda. A visão geral serve para a recepção e para a coordenação. Isso reduz erro de marcação e respeita o sigilo de quem está em atendimento.